ניהול רזה: התועלות – לאן נגיע עם יישום S5 ?

בהמשך למאמר הראשון בנושא אלמנטים חשובים מיתרונות השיטה, נערוך כאן סיכום קצר למען שלמות הדיון:

חיסכון, ובעיקר חיסכון בזמן, נוצר בין השאר גם באמצעות איתור קל ומהיר של פריט, כלי, או מסמך. יכולת האיתור היעילה חוסכת תקלות ותסכולים מיותרים, והעבודה זורמת טוב יותר. בעקבות כך נמצא שהעובדים בארגון המיישם את S5 מפתחים תחושת שביעות רצון גדולה יותר.

1. יצירת רושם ראשוני. "אין לך הזדמנות שנייה ליצור רושם ראשון" אומרת האמרה, והיא נכונה ב-100%. אני מכיר מקרה שבו עסקת מיליונים לא נחתמה משום שהרושם הראשון של הלקוח על הספק היה פחות ממשביע רצון. יש לא מעט מבקרי מסעדות שמתחילים את הביקור במסעדה בחדר השירותים והמטבח... עוד הרבה לפני טעימת האוכל.
2. מעורבות, גאווה והרגשה טובה של העובדים וההנהלה. S5 הוא תהליך של יצירת סביבת עבודה מחודשת ונעימה. התהליך יוצר מעין ברית הדדית בין ההנהלה, התומכת בתהליך כספית ומוראלית (ע"י עצם הפעלתו), לבין העובדים היוזמים והנהנים, אך גם מחויבים לשיפורים.
3. בטיחות גהות ואמינות. בכל אחד מתהליכי היישום מוטמעת תשומת לב לשיפור בבטיחות העבודה ולגהות של סביבת העובד. הפועל היוצא הוא סביבת עבודה בטוחה ובריאה יותר.
4. יצירת מקום: סילוק הפריטים המיותרים וארגונם של הפריטים הנחוצים מייצר מקום פנוי, המאפשר יותר מרחב לעובדים. יצירת המקום מאפשרת הכנסת ציוד וכושר ייצור נוספים למקום שהתפנה, מבלי להשקיע בבינוי ומבלי להגדיל את הוצאות האנרגיה והארנונה.

הרחבת המושג:

היות ותהליך S5 הוא נפוץ וותיק, היו וישנם לא מעט ניסיונות להוסיף נושאים ולהרחיב את התחום. כך פגשתי כבר S6 ואפילו S7. ה-S-ים הנוספים הם בטיחות (Safety) ורוח הדברים (Spirit).

הוספת הבטיחות כנושא נפרד מוסיפה דגשים לבטיחות. חשוב לציין שנושא הבטיחות קיים ומובנה היטב גם ביישום המקורי של S5. יחד עם זאת, הנושא חשוב כל כך, עד שכל הדגשה שלו מבורכת.

רוח הדברים היא הבחנה חשובה מאוד. כאשר אתה מגיע לסביבת עבודה שבה מיישמים S5, ניתן לחוש בכך באופן מיידי ומבלי שתיאמר אפילו מילה אחת. השילוט מוביל ומנחה אותך לכל מקום; הסדר, הניקיון והארגון ניכרים בכל פרט. אך מעבר ליישום הנהלים הטכניים ניתן לחוש ברוח עבודת הצוות של אנשים העובדים במקום, שבו הדברים מתנהלים לפי ארגון, תכנון וסדר ושהעניינים בו זורמים בצורה חלקה.

העמקה נוספת במשמעויות של S5:

עד כאן סקרתי את המונח ומהותו:
תהליכי סדר וארגון פשוטים, בעלי מתודולוגיה סדורה וברורה.
התייחסותך לתהליך היא שתקבע את מה שתקבל בתמורה.
אם תתייחס לתהליך ככלי לארגון הכלים, החפצים והניירת בסביבת העבודה שלך, זה בדיוק מה שתקבל. כלומר, סביבה נקייה ומסודרת, נעימה יותר לעין ונוחה יותר לשימוש. הישג משמעותי לכשעצמו.
אם תתייחס לתהליך כאל שינוי התרבות הארגונית, שמוביל למהפך – תקבל אנשים חושבים יותר, יצירתיים יותר, המרגישים שותפים לתהליך יצירה של דרך חדשה ומשמעותית. אתייחס כאן לכמה נקודות מהותיות:

• שיתוף העובדים: תהליך נכון של S5 מבוצע לאט ובסבלנות, יחד עם העובדים. תחושת השותפות יוצרת דיאלוג מהותי וחשוב בין העובדים למנהליהם. בתוך הדיאלוג עולים בעיות וקשיים של שני הצדדים ומתגבשים פתרונות המובילים - לא רק לתוצאות טובות יותר - אלא להבנה הדדית טובה יותר: ההנהלה - את צורכי העובדים, והעובדים - את צורכי ההנהלה. כאשר עובד שותף לגיבוש הפתרון, הוא אחראי להצלחתו וחש גאווה כאשר מתרחשות הצלחות.
  
• תהליך שיפור הדרגתי: אחד המאפיינים החשובים של תורת ה-Lean הוא תהליכי שיפור מדורגים – מה שבתרבות המערב נקרא "תהליכים אבולוציוניים", וביפאנית נקרא "קייזן" (Kaizen), או תהליך של שיפור מתמיד. כאשר ניגשים לסביבת עבודה ומשפרים אותה בהתאם לגישת S5, אין כוונה לשכור את שירותיו של מעצב על, או להשקיע מאות אלפי שקלים או דולרים ברכישת הציוד המתקדם והאיכותי ביותר ולסיים במשהו נוצץ ומעוצב. S5 עושים בצעדים קטנים ובכסף קטן.
  ניגשים למקום, מזהים בעיה, נותנים לה פיתרון ועוברים לנושא הבא. לעתים, כעבור חודש או שנה, חוזרים שוב לאותה בעיה ומשפרים את הפתרון. הדרך חשובה מן הפתרון, או כמאמר המטיילים: "חכמה הדרך מן ההולך בה". אנשי טויוטה (ממציאי תורת ה-Lean) קוראים לזה TPS או Thinking Production System. בישראל נהוג לא פעם לומר לעובד: "אנחנו משלמים לך כדי לעבוד, לא כדי לחשוב". בטויוטה מתברר חושבים אחרת. עובד בחברה מגיע בבוקר לעבודתו עם השאלה: "מה אני יכול לעשות היום טוב יותר ממה שעשיתי אתמול?"
  

כשזו רוח הדברים, גם אם מדובר בשיפורים קטנים מאוד, מגיעים רחוק מאוד.

• רוח הדברים: מדובר בתחושה של העובדים והמנהלים שהעניינים נתונים תחת שליטה. מה שתכננת הוא בסבירות גבוהה גם מה שיקרה. מרבית האנרגיה הניהולית בארגונים רבים מופנית לטיפול במשברים. פריט שלא נמצא, ציוד שהתקלקל, אספקה שהתאחרה או בעיית איכות שצצה בדיוק כשהלקוח מתדפק על הדלת, כשהמשלוח אמור לצאת, והאוניה מפליגה מחר. מנהלים בארגון שאינו מסודר עסוקים ב"כיבוי שריפות" מתמיד.
  

מנהלים בארגון מסודר פנויים לחשיבה לשיפור תהליכים ולשיפורים הנדסיים.

• אבן דרך: S5 אינו התשובה האולטימטיבית לכל הבעיות, אבל הוא מהווה את אבן הבסיס בדרך ששמה Lean Production. אם רכשת את מיומנויות הסבלנות וההתמדה ניתן להתקדם ליעד הבא.

Simplicity Syndrome:

במהלך יישומי S5 קרה לי לא אחת שהלקוחות, ובעיקר המנהלים (אלה שחותמים בסוף על החשבונות), הסתכלו על הפעילות במבט מזלזל וכאילו שואל: "למה זה עולה לנו כל כך הרבה כסף?".
מה זו ההתעסקות הזו בכלי עבודה, בשלטים, בקלסרים, במדפים, בלוחות מודעות ורחמנא לצלן – פחי זבל.
"אל תיתן לפשטות להטעות אותך". אף שהדברים פשוטים, נדרשת תמיכה של מורה רוחני (Mentor) על מנת להדריך ולהוביל אותך אל היעד. כמו שדיאטה מתעצמת ע"י קבוצת תמיכה או חונך, כך קורה גם תוך כדי יישום S5. תמיד יש דברים חשובים יותר, דחופים יותר ותמיד יש כל כך הרבה סיבות לדחות את הפעילות . יש כל כך הרבה מכשולים ופחים (קטנים וגדולים) בדרך, עד שקל מאוד להיתקע בהם, לאבד זמן ואנרגיות מיותרות ולבסוף ללכת לאיבוד. אז עצה קטנה לכל אותם מנהלים ועובדים: אל תשפטו את התהליך בטרם הלכתם בו כברת דרך ניכרת (לפחות חודשים אחדים).
כי יישום S5 אינו אלא לימוד של סבלנות, התמדה ואמונה, שהתוצאות נמצאות שם מעצם ההליכה בדרך.

מאת: צביקה שני